3 regole per migliorare la produttività nel lavoro

Innanzitutto diamo una definizione di produttività e per farlo utilizziamo wikipedia: ”In economia la produttività può essere definita in via di prima approssimazione come il rapporto tra la quantità di output e la media ponderata degli input utilizzati nel processo di produzione. Viene calcolata con riferimento alla singola impresa, al settore produttivo o più in generale alla nazione.”

In questo caso noi parliamo di miglioramento della produttività del singolo individuo e del gruppo (input) in relazione ad una determinata attività richiesta per raggiungere un obiettivo specifico.

In questo articolo mi soffermerò a presentarti quali sono gli elementi che incidono intrinsecamente sulle risorse umane e su cui puoi lavorare per migliorare la loro produttività. Questo vuol dire che non mi soffermo su miglioramenti esterni (esempio la digital trasformation) per migliorare la produttività di ogni singolo individuo o del gruppo ma sulle risorse interne di ogni collaboratore.

Le macroaree di riferimento sono:

1. crescita professionale
2. motivazione del team
3. la gestione del tempo

1- crescita professionale

Per ottenere una crescita professionale in azienda è necessario passare attraverso due fasi fondamentali che non sono una consecutiva all’altra ma tendono ad alternarsi durante tutto il periodo.

• Sviluppare il self empowerment
• Sviluppare il piano di carriera

Self empowerment

Il self empowerment ha come obiettivo la crescita sia personale (miglioramento delle  doti) che professionale (acquisizione di nuove abilità). Migliorare le proprie abilità e doti potrà permettere un miglioramento della produttività aziendale. Il self empowerment  avviene attraverso il coaching aziendale one to one che porterà a 6 fasi di sviluppo, se vuoi approfondisci l’argomento cliccando qui

Piano di carriera

Per raggiungere gli obiettivi non basta avere buona volontà e determinazione, spesso e volentieri serve una vera e propria strategia.

Per una corretta elaborazione del progetto professionale, definire l’obiettivo professionale è necessario, ma non sufficiente; bisogna individuare le fasi da attraversare, gli strumenti e i mezzi da utilizzare per raggiungere tale obiettivo.

È utile inoltre prevedere dei momenti di verifica e di valutazione.

Se vuoi clicca qui e approfondisci l’argomento

2- motivazione del team

Chi tutti i giorni si trova nelle condizioni di gestire un gruppo di lavoro sa quanto sia difficile non solo raggiungere risultati significativi ma anche solo lavorare assieme. Molto spesso si va incontro a egoismi, conflitti e anche mancanza di gratificazione e motivazione personale. Tutto questo può creare una mancanza di produttività molto pericolosa per l’azienda; allo stesso tempo però un gruppo di lavoro motivato può raggiungere livelli altissimi di produttività.

come gestire il personale e motivare i dipendenti

1. E’ importante definire bene il ruolo di ogni singolo collaboratore all’interno del team di lavoro
2. Il collaboratore deve comprendere quali sono le sue responsabilità nei confronti:
   1. di se stesso
   2. dei componenti del team
   3. dell’azienda
3. Il collaboratore deve comprendere qual è l’obiettivo da raggiungere:
   1. personale
   2. del team
   3. dell’azienda
4. Il collaboratore deve comprendere qual è il confine tra le azioni che può svolgere in autonomia e quali invece deve svolgere in gruppo.ù
5. E’ importante che il team leader promuova il pensiero creativo di ogni singolo collaboratore elevando doti e abilità

come motivare un gruppo di lavoro

1. attivare la comunicazione tra i partecipanti del team
   1. tutti i componenti del gruppo possono esprimere le proprie convinzioni (esercizio di divergenza)
   2. creare sintesi: individuare i punti in comune tra le convinzioni dei singoli (esercizio di convergenza)
   3. interrompere chi parla solo se si è certi che porta dei vantaggi
   4. utilizzare la scrittura come strumento di raccolta delle convinzioni e della sintesi
2. stimolare la collaborazione tra i partecipanti del team
   1. stimolare il pensiero creativo attraverso le libere associazioni
   2. stimolare lo scambio di informazioni come momento di intelligenza collettiva, questo permette che l’informazione passa da essere proprietà di un individuo a proprietà del gruppo.
   3. Fare sempre il punto della situazione verificando lo stato della collaborazione, così da renderla più efficace nelle successive fasi di lavoro
   4. promuovere la scelta tra alternative differenti attraverso 5 step
      1. la definizione
      2. l’eliminazione
      3. la valutazione
      4. la votazione
      5. la revisione conclusiva
3. Mettere ordine attraverso un coordinamento efficiente, per ottenerlo è necessario:
   1. fissare l’obiettivo
   2. garantire un metodo di lavoro
   3. padroneggiare risorse e vincoli (del singolo e del gruppo)
4. Allenare l’intelligenza emotiva e sociale che attiva nei partecipanti la voglia di stare e di fare con gli altri
5. Creare un clima di equità e di fiducia in cui il team percepisce la sensazione di poter fare affidamento e il desiderio di affidarsi agli altri.

3 – gestione del tempo

L’ultimo punto riguarda la gestione del tempo, sia del singolo collaboratore che del team di lavoro. In aiuto ci viene:

la matrice di Eisenhower definita  anche i quadranti di Covey

La matrice di Eisenhower è basata sulla distinzione tra importante e urgente. Il modello è stato studiato e approfondito da Stephen Covey nel libro Sette regole per avere successo (The 7 habits of higly effective people) e dimostra come è possibile separare l’urgente dal superfluo.

La matrice è suddivisa in quattro quadranti:

1. Crisi: urgente e non importante
2. Qualità: importante e non urgente
3. Inganno: urgente e non importante
4. Spreco: non importante e non urgente

ATTENZIONE

• Se la maggior parte della tua giornata è concentrata nel quadrante Q1, hai difficoltà a gestire il tempo, anzi sono gli impegni che gestiscono te.
• Se occupi il tuo tempo nel badare alle urgenze degli altri, quadrante Q3, avrai sempre meno tempo per te.
• Se ti trovi spesso nel quarto quadrante, stai sprecando il tuo tempo e poi avrai il rimpianto di non aver realizzato attività importanti.

COSA DEVI FARE

Più occupi tempo nel quadrante Q2 e maggiore sarà la qualità del tuo lavoro, migliorandone così la produttività.

Sappi che la maggior parte delle persone occupa il tempo con il quadrante Q1 e Q3. Il segreto è riuscire ad occupare il quadrante Q2: maggiore sarà il tempo investito nel quadrante Q2 e minore saranno le urgenze (Q1 e Q3).